Telecamere sul luogo di lavoro: cosa serve prima di installarle

Tre paesi, tre passaggi obbligati diversi

Il cliente chiede telecamere in negozio, in magazzino o in officina. Se nell’inquadratura può finire un dipendente, prima del sopralluogo tecnico c’è una domanda da fare: il passaggio previsto dalla legge del lavoro è stato fatto?

La risposta cambia molto da paese a paese. Nelle fonti che abbiamo letto, l’Italia è l’unico dei tre in cui serve un atto preventivo: un accordo o un’autorizzazione.

Paese	Prima di installare	Dove la legge vieta le riprese	Cosa rischia chi sbaglia
Italia	Accordo con RSU o RSA. Se manca, autorizzazione dell’Ispettorato nazionale del lavoro	L’articolo 4 non elenca luoghi vietati	Ammenda o arresto da 15 giorni a un anno. Sanzione del Garante
Spagna	Informare prima lavoratori e, se ci sono, rappresentanti	Spogliatoi, bagni, mense e luoghi simili	Infrazione alla legge sui dati: l’omessa informazione è tra le molto gravi
Regno Unito	Poter giustificare il monitoraggio, dire al personale che c’è e perché	Non ovunque: il governo cita il bagno come esempio	Tribunale del lavoro, reclamo all’autorità, multa

Italia: accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato

La regola sta nell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori. Riguarda gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti da cui deriva “anche la possibilità” di controllare a distanza l’attività dei lavoratori. La norma parla di possibilità di controllo, non di intenzione.

Le finalità ammesse sono tre: esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro, tutela del patrimonio aziendale. Il Garante lo ripete nelle sue FAQ e precisa che non rilascia alcuna autorizzazione: il passaggio è sindacale o amministrativo.

Le strade sono due, in quest’ordine.

1. Accordo collettivo con la rappresentanza sindacale unitaria (RSU) o con le rappresentanze sindacali aziendali (RSA). Le imprese con unità produttive in più province o regioni possono firmarlo con i sindacati più rappresentativi a livello nazionale.
2. Autorizzazione dell’Ispettorato nazionale del lavoro, se l’accordo manca. L’Ispettorato precisa che l’istanza è possibile solo quando in azienda non ci sono RSA o RSU, oppure quando l’accordo non è stato raggiunto. In questo secondo caso va allegata la documentazione del mancato accordo.

La regola non riguarda gli strumenti che il lavoratore usa per lavorare né quelli che registrano accessi e presenze.

Come si chiede l’autorizzazione

L’istanza la presenta il rappresentante legale, prima dell’installazione.

• Una sede, o più sedi nella stessa provincia: all’Ispettorato territoriale competente.
• Sedi in province diverse: un’istanza per ogni Ispettorato territoriale, oppure una sola alla sede centrale, via PEC.
• Moduli: INL 1 per le telecamere, INL 1.1 per altri sistemi di controllo, INL 1.2 per la localizzazione satellitare.
• Bollo: se l’istanza viaggia a mano o per raccomandata servono due marche da 16 euro, una per l’istanza e una per il provvedimento. Se tutto avviene per via telematica si compila il modulo INL 1.4.
• Allegati: copia del documento del rappresentante legale.

La risposta, autorizzazione o rigetto, arriva via PEC. La pagina dell’Ispettorato non indica i tempi di rilascio.

Cosa rischia chi sbaglia

Ci sono due fronti.

Il primo è penale. Il Codice privacy, all’articolo 171, punisce la violazione dell’articolo 4, comma 1, con le sanzioni dell’articolo 38 dello Statuto: ammenda o arresto da 15 giorni a un anno, e nei casi più gravi le due pene insieme. Il testo in vigore esprime ancora l’ammenda in lire. Non abbiamo verificato l’importo oggi applicato, quindi non lo riportiamo.

Il secondo è la protezione dei dati. Per il Garante la procedura dell’articolo 4 è condizione di liceità del trattamento. E l’autorizzazione va rispettata nei dettagli. Nel provvedimento n. 84 del 12 febbraio 2026 un ristorante aveva cinque telecamere e l’autorizzazione dell’Ispettorato. Quell’atto vietava la visione da remoto e la conservazione oltre le 24 ore. Il titolare guardava le immagini da un’app sul telefono e le teneva dieci giorni. I cartelli non indicavano titolare e finalità, e le telecamere esterne riprendevano un’area pubblica senza che ne fosse provata la necessità. Sanzione complessiva: 2.000 euro, con due attenuanti (nessun precedente, impianto messo a norma dopo il controllo).

Un dettaglio utile in cantiere: le telecamere finte o spente non trattano dati personali, ma secondo il Garante nel contesto di lavoro le garanzie dell’articolo 4 si applicano comunque.

Sui tempi di conservazione c’è un articolo a parte.

Spagna: informare prima, e zone vietate per legge

In Spagna la legge che abbiamo letto non prevede un’autorizzazione. L’articolo 89 della legge sulla protezione dei dati (LOPDGDD) consente al datore di usare le immagini per il controllo previsto dall’articolo 20.3 dello Statuto dei lavoratori spagnolo. La condizione è informare prima, in modo espresso, chiaro e conciso, i lavoratori e, se ci sono, i loro rappresentanti. L’autorità spagnola (AEPD) aggiunge che il consenso non serve: la base è il contratto di lavoro.

Tre punti sono scritti direttamente nella legge.

• Zone vietate. Mai video né audio nei luoghi di riposo o svago dei lavoratori: la legge cita spogliatoi, bagni, mense e luoghi analoghi.
• Audio. Registrare suoni sul luogo di lavoro è ammesso solo quando sono rilevanti i rischi per la sicurezza di impianti, beni e persone, con proporzionalità e intervento minimo.
• Illecito flagrante. Se la telecamera riprende un lavoratore mentre commette un illecito, l’obbligo di informare si considera rispettato quando c’è almeno il cartello di videosorveglianza.

La guida dell’AEPD sui rapporti di lavoro, aggiornata a dicembre 2025, chiede di ricorrere alle telecamere solo se non esistono mezzi meno invasivi e di limitarne il numero al necessario. Esclude l’abbinamento con il riconoscimento facciale: il controllo diventa sproporzionato.

Sul rischio: la LOPDGDD mette l’omessa informazione all’interessato tra le infrazioni molto gravi quando la violazione è sostanziale, e tra le lievi il non aver dato tutte le informazioni. Non abbiamo letto in questo giro procedimenti dell’AEPD su casi di lavoro.

Regno Unito: giustificare e avvisare

Le pagine del governo britannico che abbiamo letto, per datori di lavoro e lavoratori, non parlano di accordi sindacali né di autorizzazioni. Chiedono altro.

• Il datore deve poter giustificare il monitoraggio del personale. Le telecamere sono tra gli esempi.
• Deve far sapere ai lavoratori che sono monitorati e perché. La pagina per i lavoratori aggiunge che la quantità di monitoraggio va spiegata nel manuale del personale o nel contratto.
• Chi usa telecamere in azienda si registra presso l’ICO, l’autorità britannica, e paga la tariffa, salvo esenzione.
• L’impianto si usa solo per lo scopo previsto. L’esempio del governo: se è nato per scoprire reati, non si usa per misurare quanto lavora il personale.
• Non ovunque. Il governo cita il bagno come esempio di luogo escluso.

Il governo ammette il monitoraggio di nascosto se il datore sospetta che il personale stia violando la legge e avvisarlo renderebbe difficile scoprire il reato. Va fatto solo dentro un’indagine specifica e si ferma quando l’indagine finisce.

Chi sbaglia può essere portato davanti a un tribunale del lavoro o segnalato all’autorità. Per la violazione dei principi di trattamento la legge britannica fissa un tetto di 17,5 milioni di sterline o, per un’impresa, del 4% del fatturato mondiale annuo, se superiore. È il massimo teorico: non abbiamo letto casi di sanzione per telecamere sul lavoro.

Il sito dell’ICO non era consultabile in questo giro. Per il dettaglio operativo conviene leggerne la guida direttamente.

Cosa fare prima di montare la prima telecamera

• Chiedere al cliente se nelle aree riprese lavora qualcuno, anche solo di passaggio.
• In Italia, farsi dare copia dell’accordo sindacale o dell’autorizzazione dell’Ispettorato prima di installare. Se non c’è, fermarsi: l’istanza va presentata prima.
• Leggere le condizioni dell’autorizzazione e configurare l’impianto di conseguenza. Nel caso deciso dal Garante riguardavano l’accesso da remoto e le ore di conservazione.
• Non attivare l’app sul telefono del titolare se l’autorizzazione esclude la visione da remoto.
• Verificare che i cartelli riportino titolare e finalità.
• In Spagna, tenere fuori dall’inquadratura spogliatoi, bagni e mense, e lasciare spento l’audio salvo i casi previsti dalla legge.
• Nel Regno Unito, scrivere nel progetto lo scopo dell’impianto e non usarlo per altro.
• Annotare tutto nella documentazione consegnata. Se arriva un controllo, è quella che dimostra cosa è stato configurato e perché.